百 稽  ( けいこ )

 

番 号 009 基本テーマ  技術者の心得 9
- - タイトル  会議の心得。


概 要  [5W1H] 会議は、最小の参加者で最大の効果をだす。
本 文 .
(1)はじめに
 会議はできるだけ開かない。
 担当者間で打合せをすれば済むことは、担当者間で済ませたい。
 出来るだけ会議に頼らず、メールで連絡や情報交換、意見交換をしたい。
 昔は、連絡票という通知手段があった。

(2)会議(ミーティング)の種類
 会議(ミーティング)の目的により時間はことなる。時間は目安。
 15分     : 通達や意識あわせ(基本的に一方通行)
 30分     : 問題点の報告および対処策の決定報告。
 1時間     : 提案、説明、意見交換、整理、意思統一、決議、決定。
 2時間以上 : 勉強会(研修、学習)。

(3)会議の目的
 会議を始める前に、議題や目的(アウトプット)を招集者から参加者に報告し、意思統一を図る。
 参加者の立場が不明であったり曖昧である場合は、参加者の紹介をするとともに、参加者の役割と参加の目的を説明すると良い。

(4)結論
 決めたことを明確にしたい。
 a. 方針(何を決めたか)、b. 期限(いつまでに)、c. 担当(部門)

(5)議事録
 会議は、議事録を書くようにしよう。始まる前に書記を任命しておくことが大切だ。
 終了する前に、重要な点(決議事項、宿題)については、議事録確認をしたい。

<おまけ>
□ 会議は、勉強会ではない。分からぬやつは参加するな。
□ 2時間以上は会議ではない。長い会議は「懐疑」となる。